檔案管理局辦事細則

本細則依檔案管理局 (以下簡稱本局) 組織條例第十二條規定訂定之。

本局處理業務，除法令另有規定外，依本細則辦理。

局長綜理局務，並指揮監督所屬單位及人員；副局長襄助局長處理局務。

本局設企劃組、檔案徵集組、檔案典藏組、應用服務組、檔案資訊組、秘 書室、人事室及會計室。各組室得視業務需要，分科辦事。

企劃組分設三科，掌理事項如下： 一、第一科 (一) 關於檔案管理發展政策之規劃、協調及督導事項。 (二) 關於檔案管理組織發展之規劃事項。 (三) 關於本局年度施政計畫之擬訂、協調及執行考核事項。 (四) 關於本局中、長程計畫之擬訂、協調及推動事項。 (五) 關於本局重要業務之追蹤考核事項。 (六) 關於本組綜合業務及不屬其他各科業務事項。 二、第二科 (一) 關於檔案管理人員之培訓事項。 (二) 關於檔案管理與應用之學術交流及國際合作等事項。 (三) 關於本局與學術機構及民間團體之聯繫、合作規劃及推動事項。 (四) 關於本局出版品之出版、發行、管理及推廣事項。 三、第三科 (一) 關於機關檔案管理之評鑑事項。 (二) 關於本局各項專案研究之規劃、協調及成果之追蹤事項。 (三) 關於本局自行研究之推展事項。 (四) 關於檔案管理書刊資訊之蒐集、整理及服務事項。 (五) 關於機關檔案管理情形之調查分析事項。

檔案徵集組分設四科，掌理事項如下： 一、第一科 （一）關於機關檔案點收與機密檔案管理制度之規劃、推動及諮詢事項。 （二）關於機關檔案分類系統與編目規範之研訂及推動事項。 （三）關於機關檔案立案編目作業之輔導事項。 （四）關於本組綜合業務及不屬其他各科業務事項。 二、第二科 （一）關於機關檔案銷毀目錄審核制度之規劃及推動事項。 （二）關於機關檔案銷毀計畫及銷毀目錄之審核事項。 （三）關於機關檔案因特殊狀況毀損之審核及備查事項。 （四）關於機關檔案銷毀作業之諮詢事項。 三、第三科 （一）關於機關檔案保存年限審核制度之規劃及推動事項。 （二）關於機關檔案保存年限之審核事項。 （三）關於檔案鑑定制度之規劃及輔導事項。 （四）關於機關檔案鑑定報告之審核事項。 （五）關於機關檔案保存年限及檔案鑑定作業之諮詢事項。 四、第四科 （一）關於國家檔案移轉制度之規劃、推動、協調及輔導事項。 （二）關於國家檔案鑑選與移轉目錄之審核及輔導事項。 （三）關於私人或團體所有珍貴文書之受贈、受託保管及收購事項。 （四）關於國家檔案移轉作業諮詢事項。

檔案典藏組分設三科，掌理事項如下： 一、第一科 （一）關於檔案典藏環境及設施標準之規劃與推動事項。 （二）關於國家檔案典藏館舍與相關設施、典藏容具之規劃、執行與管理 維護事項。 （三）關於國家檔案典藏環境控制技術之研究與推動事項。 （四）關於機關檔案典藏環境與庫房設施之指導與諮詢事項。 （五）關於本組綜合業務及不屬其他各科業務事項。 二、第二科 （一）關於檔案整理及保管制度之規劃與推動事項。 （二）關於國家檔案整理、編排之規劃與執行事項。 （三）關於國家檔案描述、主題詞表及權威控制之規劃與執行事項。 （四）關於國家檔案上架、清查之執行事項。 （五）關於國家檔案典藏指引編輯事項。 （六）關於國家檔案再鑑定及解降密之執行事項。 （七）關於機關檔案保管之指導與諮詢事項。 三、第三科 （一）關於檔案保存修護及複製儲存制度與標準之規劃、推動事項。 （二）關於檔案保存修護及複製儲存技術之研究與推動事項。 （三）關於國家檔案保存修護及複製儲存之規劃與執行事項。 （四）關於機關檔案保存修護及複製儲存之指導與諮詢事項。

應用服務組分設四科，掌理事項如下： 一、第一科 （一）關於檔案開放應用政策、制度之規劃及推動事項。 （二）關於檔案閱覽抄錄複製收費制度之規劃及諮詢事項。 （三）關於檔案使用與需求滿意度之調查分析事項。 （四）關於國家檔案開放應用資料之蒐集及整理事項。 （五）關於機關檔案檢調制度之規劃、推動及輔導事項。 （六）關於本組綜合業務及不屬其他各科業務事項。 二、第二科 （一）關於機關檔案目錄彙送制度之規劃、推動及輔導事項。 （二）關於機關檔案目錄彙送資料之審核事項。 （三）關於機關檔案及國家檔案目錄之定期彙整公布事項。 （四）關於檔案目錄檢索及應用效能之推展事項。 （五）關於檔案目錄彙整公布之諮詢服務事項。 三、第三科 （一）關於國家檔案開放應用之為民服務事項。 （二）關於國家檔案應用服務空間與相關設施之規劃及執行事項。 （三）關於檔案開放應用爭議之處理事項。 （四）關於國家檔案管理委員會幕僚及行政作業事項。 四、第四科 （一）關於國家檔案內容加值應用之規劃及執行事項。 （二）關於國家檔案專題研究事項。 （三）關於國家檔案目錄或專題選目之編製事項。 （四）關於國家檔案之展示及推廣事項。

檔案資訊組分設三科，掌理事項如下： 一、第一科 (一) 關於檔案管理資訊化制度與法規之研訂、輔導及推廣事項。 (二) 關於檔管理資訊系統整合、協調及推動事項。 (三) 關於檔案資訊技術研發及交流事項。 (四) 關於機關檔案管理資訊化作業之輔導及諮詢事項。 (五) 關於本組綜合業務及不屬其他各科業務事項。 二、第二科 (一) 關於全國檔案資訊系統軟、硬體系統之規劃及管理事項。 (二) 關於機關檔案線上管理系統之規劃、建置及管理事項。 (三) 關於國家檔案線上管理系統之規劃、建置及管理事項。 (四) 關於全國檔案目錄查詢系統之規劃、建置及管理事項。 (五) 關於全國檔案資訊系統作業資料之稽核、處理、安全、備份及轉置 事項。 三、第三科 (一) 關於主題檔案網站規劃、管理及推動事項。 (二) 關於本局內外納站規劃及管理事項。 (三) 關於本局業務電腦化系統規劃、管理及推動事項。 (四) 關於本局電腦之稽核及安全管理事項。 (五) 關於本局電腦機房與相關設備之建置、管理及維護事項。

秘書室分設三科，掌理事項如下： 一、第一科 (一) 關於檔案法規制 (訂) 定、修正、廢止之研議或審議事項。 (二) 關於檔案法規疑義之協調解釋事項。 (三) 關於本局內部規章異動之通報事項。 (四) 關於檔案相關法規資料之蒐集、整理及研究事項。 (五) 其他有關本局法制作業事項。 二、第二科 (一) 關於營繕工程、財物及勞務之採購事項。 (二) 關於公務車輛之管理事項。 (三) 關於駕駛、技工及工友之管理事項。 (四) 關於財產與物品之管理及維護事項。 (五) 關於設備之使用管理及安全維護事項。 (六) 關於經費之出納事項。 三、第三科： (一) 關於主管會報、業務會報之議事事項。 (二) 關於國會聯絡、公共關係及新聞聯繫事項。 (三) 關於公文之收發、分辦、繕校及統計事項。 (四) 關於公文之流程管理及稽核事項。 (五) 關於印信之使用及典守事項。 (六) 關於本局檔案之管理及應用事項。 (七) 其他不屬各組、室業務之綜合事項。

人事室掌理事項如下： 一、關於本局人事規章之研訂、修正及解釋事項。 二、關於本局員額編制之擬辦事項。 三、關於本局人才儲備、人力規劃及工作簡化之擬辦事項。 四、關於本局職員任免、遷調、銓審、動態及考試分發案件之擬辦事項。 五、關於本局職員考績 (成) 、獎懲及考勤案件之擬辦事項。 六、關於本局職員訓練、進修、研習及考察案件之擬辦事項。 七、關於本局職員待遇及各項補助案件之核辦事項。 八、關於本局員工福利事項之擬議、規劃及籌辦事項。 九、關於本局職員、退休人員及眷屬保險案件之核辦事項。 十、關於本局職員退休、資遣及撫卹等相關業務之擬辦事項。 十一、關於本局人事資料之蒐集、管理及報表之編報等事項。 十二、關於本局人事人員任免、遷調、銓審、動態、考績案件之擬辦事項 。 十三、其他有關本局人事管理事項。

會計室掌理事項如下： 一、關於本局單位概算、預算及決算之編製事項。 二、關於本局年度預算之分配、修正、執行及經費流用事項。 三、關於本局預備金動支之申請事項。 四、關於本局辦理歲出應付款保留事項。 五、關於本局付款憑單、傳票之編製、支票之會簽、庫現金票據、有價證 券及銀行存款之查核事項。 六、關於本局內部審核工作之執行事項。 七、關於本局會計憑證、簿籍登錄、會計報告及績效報告之編製事項。 八、關於本局原始憑證之整理、保管及送審事項。 九、關於本局採購案件之會同監辦事項。 十、關於本局統計資料之蒐集、整理、分析、供應及統計報告之編製、管 理事項。 十一、關於本局會計人員任免、遷調、考核、獎懲案件之擬辦事項。 十二、其他有關本局歲計、會計及統計事項。

本局主任秘書承局長及副局長之命，協調處理局務。

本局主管人員承長官之命，依法處理主管業務及指揮監督所屬職員辦理之 ；其他人員承長官之命，依法處理主辦事項。

各組、室處理業務涉及其他組、室職掌者，應會商辦理。如意見不同或有 疑義時，應由主任秘書協調處理；必要時，陳局長或副局長核定；各科意 見不同或有疑義時，由該組、室主管決定。

本局處理業務，實施分層負責制度，逐級授權決定，其分層負責明細表另 定之。

本局各級人員因故不能執行職務或請假時，應依規定指定適當人員代理， 代理人就代理職務負其責任。

本局主管會報每二週舉行一次為原則，必要時，得召開臨時會議。

本局得因業務需要，召開業務會報，必要時，得請有關人員列席。

本局事務管理，依事務管理規則及其相關規定辦理。

本細則自發布日施行。